Blue Soft: электронный документооборот на яхте

Электроника и софт
Следующая статья

Pride Wellness Club — 7 лет!

Предыдущая статья

Индия в гостях у "Европы"

Менеджмент яхты, даже не слишком крупной, — непростая и ответственная задача, и на помощь приходит специальный софт.

Пять лет назад Бенуа Фор, основатель и президент компании Deep Blue Soft, обратил внимание на то, что в яхтенной индустрии практически отсутствуют программные средства для ведения документооборота на борту.

Прежде он был коммерческим директором французской верфи Couach, где часто встречал капитанов, пришедших в яхтинг с военного или круизного флота, которые удивлялись тому, что даже на крупных яхтах бумажная работа делается вручную.

Увидев потенциал для нового бизнеса, Фор собрал команду опытных программистов, которые начинали писать код еще в 1990-х годах и сотрудничали с крупными киностудиями, где конфиденциальности данных уделяют не меньше внимания, чем в индустрии суперяхт. В 2013 году была выпущена первая версия Deep Blue, и с тех пор этим ПО воспользовались уже более 120 яхт.

Архитектура

Один из существенных плюсов Deep Blue заключается в том, что это клиент-серверное приложение, в котором пользователь взаимодействует с сервером при помощи браузера стационарного или мобильного устройства с любой операционной системой из любой точки мира, где есть подключение к Интернету. Пользовательские данные хранятся на удаленном сервере (не в облаке), и в общем случае программа на требует локальной установки. В том случае, когда судно проводит значительное время в удаленных районах Мирового океана, где нет возможности использовать спутниковые каналы связи, на борту можно установить локальный сервер на базе системного блока Mac Mini, который будет синхронизироваться с главным сервером, например, при заходе в порт. По словам Грегори Харди, осуществляющего поддержку клиентов Deep Blue, 90% заказчиков выбирают такую опцию, даже если они не собираются покидать хорошо покрытую сетями Западную Европу. Если не загружать фотографии документов в высоком разрешении, то в среднем Deep Blue расходует около 2 Гб трафика в год, при этом администратор системы может задать период и минимальную «толщину» канала для синхронизации, чтобы она не мешала гостям на борту общаться в соцсетях и пользоваться стриминговыми сервисами.

Возможности

Deep Blue — модульное программное обеспечение, которое можно сконфигурировать под нужды любого прогулочного судна, включая коммерческие чартерные яхты. Программа предназначена прежде всего для ведения документооборота, связанного с операционной деятельностью судна, закупками, распределением и выполнением задач для команды, созданием отчетов и т. п.

«Когда мы начали работать с такими яхтами, как Ulysses, Andromeda, Madam Gu и Tango, то столкнулись с тем, что у них свои специфические требования и процедуры ведения документооборота. Мы считаем, что не клиенты должны подстраиваться под софт, а софт следует адаптировать под них, поэтому постоянно дорабатываем программу, чтобы, например, она автоматически подхватывала отчеты, которые формирует главный инженер, и сохраняла их для истории судна».

Грегори Харди, менеджер поддержки клиентов Deep Blue

Модуль HRM позволяет вести график работы, отпусков и зарплат экипажа, чартерный модуль упрощает составление списков гостей и систематизацию копий их документов, модуль ISM (safety management procedures) облегчает жизнь капитанам коммерческих яхт, а логбук дает возможность инженеру сохранять важные параметры работы узлов и агрегатов. Deep Blue пока не умеет автоматически интегрировать в журнал показания всех датчиков судна, но эту опцию можно добавить.

Однако самая важная для судовладельца функция Deep Blue связана с учетом финансов. Тратя огромные средства на содержание яхты, люди зачастую не понимают, куда уходят их деньги, и финансовый модуль программы помогает им разобраться с этим. Он облегчает контроль бюджета и реальные расходы, помогая вести учет счетов, фискальных и других документов. Каждый входящий расход попадает в определенную группу и подгруппу, чтобы позже можно было одним щелчком вывести предельно детальный консолидированный финансовый отчет по всем банковским и АРА (Advanced Provisioning Allowance) счетам, валютам и выданной команде наличности. При этом капитану больше не нужно отправлять бумажные документы контролирующим лицам вместе с таблицами расходов в Excel, на ручную обработку которых у бухгалтера уходят дни и недели. В итоге достигается полная прозрачность финансовых операций, и владелец яхты может в любой момент зайти в систему и оценить, сколько средств потребляет его дорогая «игрушка».

За годы эксплуатации на судне накапливается солидный объем всевозможной документации, поэтому для эффективного поиска нужного документа Deep Blue использует структурированную базу и систему фильтров. Например, можно запросить только документацию, связанную с обслуживанием главного дизеля левого борта за указанные годы, или, скажем, все, что связано с сервисом топливной системы.

«У нас уже есть положительные отзывы от классификационных обществ, — говорит Грегори Харди. — При проведении десятилетней инспекции яхты Lady Nag Nag (Amels, 52 м) сюрвейеры Lloyd’s оставались на борту всего пять часов, а не полтора дня, как это обычно бывает, поскольку на каждый вопрос капитан просто открывал Deep Blue и посылал на печать необходимый документ».

Безопасность

По уверению разработчиков Deep Blue Soft, вся пользовательская информация, которая поступает и хранится на центральном сервере в Словении, надежно зашифрована, а уровень ее защиты соответствует таковому в приватном банкинге. Провайдер в автоматическом режиме производит ежедневное, еженедельное и ежемесячное резервное копирование данных, поэтому переживать за их сохранность не стоит.

Если пользователь по каким-то причинам не доверяет провайдеру, с которым сотрудничает Deep Blue Soft, то он может установить это программное обеспечение на собственном сервере и самостоятельно заниматься бэкапами. Однако специалисты службы поддержки Deep Blue Soft должны будут каждый раз устанавливать обновления серверной части в ручном режиме вместе с системным администратором судна, который будет открывать им соответствующий доступ. С одной стороны, это требует дополнительных затрат, но с другой — обеспечивает большую степень контроля над конфиденциальной информацией.

Поскольку у создателей Deep Blue Soft есть опыт менеджмента яхт, они хорошо представляют, кто и за что отвечает на прогулочном судне, и правильно отражают это в разных уровнях доступа к системе, сопровождая их широкими возможностями для персонализации. Поэтому, если на отдельно взятом судне обязанности экипажа распределены иначе, капитан может самостоятельно скорректировать уровни доступа под каждого сотрудника.

Deep Blue Soft дает возможность использовать любое число аккаунтов, однако разработчики рекомендуют ограничить количество таковых с полными правами. Как правило, если яхта находится под управлением компании, полный доступ получает ответственный менеджер, а если за документооборот отвечает капитан, то он выступает и администратором ПО. Кстати, на яхте Amels Volpini 2, где также используется Deep Blue Soft, посменно работают два капитана, и, заступая на очередную смену, которая может длится по несколько месяцев, они не тратят время на разбор бумаг, зная, что напарник добавил все документы в систему.

Цена вопроса

Любой софт остается привлекательным до тех пор, пока его стоимость не начинает перевешивать выгоду от использования. Базовая лицензия Deep Blue Soft с включенным годовым обслуживанием (хостинг, синхронизация, бэкапы и обучение персонала, включая удаленное) обойдется в среднем в € 8000. Обновление программы до новой версии входит в стоимость и требует отдельной оплаты лишь в случае полностью кастомной конфигурации системы. По окончании первого года у пользователя есть выбор: оплачивать подписку стоимостью порядка € 4000 в год или отказаться от нее и самостоятельно поддерживать систему. Как правило, если владелец яхты осознал, сколько времени, нервов и денег помогает экономить Deep Blue Soft, вопрос оплаты подписки уже не встает.

«Попадая на вторичный рынок, многие яхты долго не находят покупателей из-за отсутствия прозрачной сервисной истории. А когда брокер приводит клиента на лодку, где установлено ПО для ведения документооборота, и просит инженера, который пришел на судно три месяца назад, показать ему, скажем, отчет по ремонтным операциям для генераторов, опреснителей или любого другого оборудования за последние четыре года, у того не возникает вопросов. За несколько простых действий можно экспортировать и распечатать всю историю яхты по любым выбранным модулям».

Грегори Харди, менеджер поддержки клиентов Deep Blue

Принимая решение о переходе на электронный документооборот, важно понимать, что программы вроде Deep Blue не заменяют ответственного капитана или опытного менеджера, а лишь помогают им быстрее и легче справляться со своей работой. Кроме того, они не предназначены для таких задач, как, например, ведение базы музыкальных и видеофайлов, и в целях безопасности не объединяются с другими бортовыми IT-системами. Наконец, неверно думать, будто электронный документооборот — это исключительно атрибут суперяхт: статистика Deep Blue Soft свидетельствует, что их продукт используется на лодках длиной от 26 метров, чьи владельцы составляют большую часть клиентов.

Дата:

05.10.2018

Текст

Антон Черкасов-Нисман

Фото

Deep Blue Soft

Следующая статья

Pride Wellness Club — 7 лет!

Предыдущая статья

Индия в гостях у "Европы"

Новые материалы
Похожие статьи